組合員名簿の管理と脱退処理等に関する規則

(目的)

第1条　組合員名簿の管理と脱退処理等に関する事項は、定款に定めるもののほかは、この規則に定めるところによる。

（組合員の資格）

第2条　次の者は、加入申込書と出資金とを沿えて加入を申し込んだときに、組合員となる。ただし、この申込みを拒むことにつき、理事会において正当な理由があると議決した場合は、この限りでない。

• 　2　次の者は、以下に定める基準に該当するときは、理事会の承認を受けて、生協の組合員となることができる。
• (1) 組合の区域の付近に住所を有する者として加入を承認する基準は、北海道大学の敷地からおおむね半径50キロ以内に住居があり、生協店舗を利用することで著しい便益を受けられる者
• (2) 組合の区域内又は北大生協に勤務していた者として加入を承認する基準は、職域で勤務したのち退職し、「勤務している」という状態ではなくなったが、引き続き研究室・図書館等を定期的に訪問し食堂・売店等を利用する必要がある者で、員外利用とならないよう出資金を預ける意思を持つ者、及びこれに準じる事情の者
• 　3　前項の承認の手続きは、その書類を受理した者がその場で基準を満たすかどうかの判断は行わず、前項第2号は専務理事が理事会を代表して判断し、前項第1号については理事会での承認を必要とする。
• 　4　専務理事の判断により承認されたものとして取り扱った加入人数は、遅滞なく次の理事会に報告するものとする。

(組合員名簿等)

第3条　組合員名簿には次の事項を記載する。

• 　2　組合員名簿とともに、次の事項の情報を記載した組合員情報等のデータベースを作成する。
• (1) 以下の加入資格の区分
  • ア　定款に定める北海道大学等の職域に勤務する者
  • イ　定款に定める北大生協の職域に勤務する者
  • ウ　学生
  • エ　付近に住所を有する者で理事会の承認を受けて組合員になった者
  • オ　当該職域内に勤務していた者で理事会の承認を受けて組合員になった者
• (2) 前号ア・イ・ウについて、その詳細を示し、第５条に定める資格喪失による法定脱退処理等をする際に資する情報
• (3) その他専務理事が必要とする事項

(出資金返還の案内)

第4条　学生には、加入時より出資金は自由脱退・法定脱退時に脱退手続きをすることにより返還される旨を広く知らせるとともに、卒業等が想定される時期に、出資金返還又は組合員区分の変更の届けを行うことを呼びかける案内を行う。

• 　2　教職員には、加入時より出資金は自由脱退・法定脱退時に脱退手続きをすることにより返還される旨を広く知らせるとともに、退職が想定される時期に、出資金返還又は組合員区分の変更の届けを行うことを呼びかける案内を行う。

(出資金の返還)

第5条　資格喪失し法定脱退となったものへの出資金は以下の様に返還する。

(資格喪失による法定脱退)

第6条　組合員は、次の場合に資格喪失により法定脱退となる。

• 　2　資格喪失によって法定脱退処理したときは、その旨を遅滞なく本人に通知する。ただし、事前にその旨の案内を行っているときは重ねてこの通知を行うことを要しない。
• 　3　第１項第３号によって資格喪失による法定脱退をしようとするときは、事前に本人に通知するほか、対象者の名簿を事務所に備え置き、次の事項を公告する。公告期間は１ヶ月間とする。
• (1) 法定脱退処理しようとしている組合員の名簿を事務所に備え置く旨及び備え置く期間
• (2) 希望する組合員はその名簿を自由に閲覧し、脱退を希望しないときはその旨を申し出られるということ
• (3) 申し出がないときは、法定脱退処理を行う旨、及び法定脱退処理する年月日

(帳票等の保存期間等)

第7条　各帳票等の保存期間は次のとおりとする。

• 　2　災害などに備え、組合員名簿・脱退処理の記録は正本のほかバックアップを保管する。

(会計処理)

第8条　資格喪失組合員を脱退処理したときは「雑収入」として会計処理を行う。

• 　2　「雑収入」科目での会計処理を行った後返還請求があった場合は、出資金相当額を返還する。この際の会計処理は「雑損失」として行う。